Fonctionnalités de Nyteca® App : six modules, un modèle de données
Dès la mi-novembre 2026, Nyteca® App couvre le quotidien du cabinet, du lead au résultat livré. Chaque module travaille sur les mêmes clients, dossiers et documents – et chaque cabinet le configure lui-même.
Module 1 sur 6
Accueil client & KYC
Demande, KYC, protection des données et procuration via un seul lien – avec screening, score de risque et niveaux de validation.
Un nouveau dossier est un lead. Le client remplit la demande, le questionnaire KYC, la protection des données et la procuration via un lien – sans connexion, avec sauvegarde intermédiaire et signature. En interne suivent la vérification, le screening, la comparaison avec les registres et le profil de risque. Seule la validation transforme le lead en client.
- Parcours de formulaires public avec modèle de statuts et logique conditionnelle
- Screening sanctions, PEP et médias
- Référentiel de risque avec points, seuils et critères d’exclusion
- Plusieurs passages KYC par client, avec historique
- Modèle de statuts de «Nouveau» à «Validé», y compris refus, blocage et «sans suite»
- Chaîne de rappels avec délais ; les dossiers sans réponse se clôturent automatiquement si vous le souhaitez
- Validation selon le niveau de risque : faible par la gestion de dossier, moyen par le responsable compliance, élevé par deux personnes, direction comprise
- Réexamen selon le niveau de risque, nouveau cycle KYC avec justification et historique complet
- Début
- Onboarding
- Contrôle
- Clôture
La vérification, le screening, la comparaison avec les registres et le profil de risque sont en cours.
Module 2 sur 6
Offres & mandats
Offre issue du catalogue de prestations et des tarifs, validation, lien public, acceptation avec signature, confirmation de mandat.
L’offre naît du catalogue de prestations du cabinet : prestations, tarifs, suppléments, validité. Après la validation interne, le client reçoit un lien, choisit les positions, contrôle l’aperçu et signe. La confirmation de mandat se trouve ensuite dans le dossier client.
- Catalogue de prestations, tarifs et suppléments par cabinet
- Validation interne avant l’envoi
- Acceptation en ligne avec signature électronique
- Confirmation de mandat déposée automatiquement dans le dossier
- Positions issues du catalogue de prestations avec type de tarif (forfait, taux horaire, échelonné) et grandeur de référence facultative
- Statuts de Brouillon à Accepté, en passant par Validé et Envoyé
- Numéro d’offre, date d’envoi et validité dans la vue d’ensemble de toutes les offres
- L’acceptation est consignée comme événement dans le journal d’audit
- 1 Aperçu
- 2 Code
- 3 Signature
Module 3 sur 6
Documents & modèles
Modèles Word versionnés, rendu en PDF/A, circuit de signature, dossier par client et Nyteca® Drive comme lecteur réseau.
Chaque client dispose d’un dossier avec six répertoires fixes : Demande et offre, KYC, Protection des données, Procurations, Contrôle, Mandat en cours. Les documents sont générés à partir de modèles Word, téléversés, attribués via la boîte de réception ou enregistrés via Nyteca® Drive – et archivés en PDF/A.
- Réutiliser vos propres modèles Word, versionnés et validés
- docx → PDF/A pour un archivage à valeur probante
- Boîte de réception avec proposition de client, de catégorie et d’année
- Nyteca® Drive : dossiers clients dans l’Explorateur et le Finder
- Types de modèles, de la procuration et de la protection des données à l’offre, à la confirmation de mandat et au document de résultat du dossier
- Les champs obligatoires sont contrôlés au téléversement ; sans version propre, c’est le texte de base livré qui s’applique
- Les versions sont conservées, les versions antérieures restent consultables à tout moment
- Les copies de pièces d’identité sont conservées séparément ; chaque accès est journalisé
Une révocation n’est pas une suppression : les téléversements KYC, les consentements et les procurations restent dans le dossier client.
Module 4 sur 6
Dossiers & délais
Dossiers avec statut, liste des pièces à fournir et saisie des coûts, création en série sur de nombreux clients, registre des délais avec rappels.
Un dossier regroupe tout ce qui relève d’une prestation pour une année fiscale : personnes responsables, personnes impliquées, documents attendus, délai, e-mails, chat de dossier. Le registre des délais montre tous les délais de l’ensemble des clients – sous forme de tableau ou de calendrier.
- Serienfall : un dossier pour des centaines de clients en une seule opération
- Liste des pièces à fournir par dossier, relance des documents manquants par e-mail
- Registre des délais sur tous les clients, avec chaîne de rappels
- Correspondance e-mail directement rattachée au dossier
- Types de dossiers prédéfinis ou personnalisés ; Serienfall avec reprise des types de documents des années précédentes
- Indicateurs En retard, Bientôt échu, Ouvert, Propositions IA et Terminé en un coup d’œil
- Prolonger les délais avec motif de report ; clôture avec date et personne
- Saisie des coûts sur le dossier, export des délais en CSV
Rattachement via l’identifiant de dossier dans l’objet · 3 e-mails
Module 5 sur 6
Assistance IA
Propositions pour la boîte de réception, les réponses e-mail, les délais et les dossiers. Chat de dossier pour chaque dossier et mandat. L’IA propose, l’humain confirme.
Nyteca® App utilise l’IA à des endroits clairement désignés : boîte de réception, propositions de dossier, délais, réponses e-mail et chat de dossier. Chaque résultat est une proposition avec indication de son origine. Il ne prend effet qu’une fois confirmé par une personne – et cette confirmation figure dans le journal d’audit.
- Analyse et classification des documents dans la boîte de réception
- Projets de réponses e-mail et propositions de délais
- Chat de dossier avec une limite de contexte claire (le dossier d’abord, le mandat en escalade)
- Instructions IA propres à chaque cabinet, chaque proposition est confirmée
- Le chat de dossier connaît les données du dossier et du mandat, les notes et les pièces déposées avec catégorie, année, statut et délai
- Sans rattachement à un dossier ou à un mandat, le chat de l’application ne voit aucune donnée de client, de dossier ou de document du cabinet
- Instructions IA par lieu d’utilisation : le savoir du cabinet est transmis automatiquement à chaque appel
- Les mentions «Issu d’une proposition IA» et «Rédigé à partir d’un projet IA» restent visibles sur le résultat
- Client
- A. Keller
- Catégorie
- Certificat de salaire
- Année
- 2026
- Dossier
- Déclaration d’impôts 2026
Tous les résultats de l’IA sont des propositions. Ils ne prennent effet qu’après confirmation par une personne.
Module 6 sur 6
Configuration du cabinet
Champs et critères propres, catalogue de prestations, papier à en-tête, sites, rôles et règles de conservation – versionnés par cabinet.
Chaque cabinet est un client à part entière de la plateforme, avec sa propre configuration. Ce que le cabinet modifie donne naissance à une nouvelle version – les valeurs livrées restent lisibles, et les écarts par rapport au standard exigent une justification qui apparaît dans la piste d’audit.
- Champs et critères de contrôle propres, sans programmation
- Variantes de papier à en-tête par site
- Groupes et rôles avec lien d’invitation
- Règles de conservation et journal d’audit pour la protection des données
- Référentiel de risque : points, seuils et niveaux de déclenchement – uniquement renforçables, jamais d’assouplissement silencieux
- Catégories de documents avec répertoire de classement, catalogue de prestations avec public cible Particuliers ou Entreprises
- Comptes e-mail (IMAP/SMTP) et signatures avec champs variables pour tout le cabinet
- Automatisation activable explicitement étape par étape – par défaut, c’est un humain qui décide
L’enregistrement crée une nouvelle version. La précédente est conservée.
Six surfaces sur lesquelles votre équipe travaillera
Les modules ci-dessus sont le modèle de données. Voici les interfaces sur lesquelles on travaille.
Portail client
Demande, KYC, consentement et offre passent par des liens publics – sans connexion, avec signature.
Nyteca® Drive
Les dossiers des clients comme lecteur réseau sur PC et Mac. Enregistrement dans l’explorateur, aussitôt dans le dossier.
Éditeur de formulaires
Créer des formulaires numériques à partir d’un PDF, d’un Word ou d’une image, les envoyer aux clients, consulter les réponses de manière structurée.
Éditeur de documents
Vos propres documents et modèles avec blocs de texte, papier à en-tête et texte libre – sortie en Word ou PDF/A.
Client e-mail
IMAP et SMTP directement dans la plateforme. Les e-mails sont attribués automatiquement au dossier grâce à l’identifiant du dossier.
Journal d’audit
Journal complet de toutes les opérations – qui a modifié, vérifié, validé ou envoyé quoi et quand.
Ce qui change concrètement au quotidien
Pas d’indicateurs, mais les étapes de travail. À gauche la situation dans beaucoup de cabinets, à droite la même étape avec Nyteca® App.
Accueil client
Avant : Les données arrivent par e-mail, sont ressaisies, les formulaires circulent sous forme de scans.
Avec Nyteca® App : Un lien : demande, KYC, protection des données, procuration. Le client remplit, le cabinet contrôle et reprend le tout dans les données de base.
KYC et risque
Avant : Checklist dans Word, screening à la main, classification du risque sans référentiel fixe.
Avec Nyteca® App : Screening, comparaison avec les registres et points selon le référentiel du cabinet. Niveau de validation selon le risque : gestion de dossier, responsable compliance ou deux personnes, direction comprise.
Offre
Avant : Offre en PDF par e-mail, acceptation par e-mail de réponse ou signature sur papier.
Avec Nyteca® App : Offre issue du catalogue, validation interne, acceptation en ligne avec signature, confirmation de mandat dans le dossier client.
Documents
Avant : Classement dans des répertoires du lecteur réseau, versions dans le nom de fichier, PDF sans norme d’archivage.
Avec Nyteca® App : Dossier client avec répertoires fixes, versions dans le système, PDF/A pour un archivage à valeur probante – visible dans l’Explorateur et le Finder.
Boîte de réception
Avant : Chaque fichier est ouvert, attribué au client et déplacé dans le bon répertoire.
Avec Nyteca® App : L’application propose le client, la catégorie, l’année et le dossier. Un clic confirme et classe.
Délais
Avant : Liste Excel par gestionnaire de dossier, rappels dans le calendrier, aucune vue d’ensemble.
Avec Nyteca® App : Registre des délais sur tous les clients, le Serienfall pose des centaines de délais le même jour, prolongation avec motif.
Avant : Correspondance dans la boîte personnelle, rattachement au dossier de mémoire.
Avec Nyteca® App : Les e-mails passent par IMAP/SMTP dans la plateforme et se rattachent automatiquement au dossier via son identifiant.
Preuve
Avant : Qui a validé quoi et quand figure – si tant est que ce soit noté – dans des e-mails et des notes.
Avec Nyteca® App : Chaque opération avec horodatage, personne et événement dans le journal d’audit. Révocation au lieu de suppression pour les moyens de preuve.
Le déroulement du lead au résultat montre comment les étapes s’articulent.
Découvrir les modules avant le lancement
Nyteca® App paraît à la mi-novembre 2026. Pour découvrir en avant-première l’accueil client, l’offre, le dossier client et le registre des délais, demandez une démo.