Funktionen der Nyteca® App: sechs Module, ein Datenmodell
Die Nyteca® App deckt ab Mitte November 2026 den Kanzleialltag vom Lead bis zum abgelieferten Ergebnis ab. Jedes Modul arbeitet auf denselben Mandanten, Fällen und Dokumenten – und jede Kanzlei konfiguriert es selbst.
Modul 1 von 6
Kundenaufnahme & KYC
Anfrage, KYC, Datenschutz und Vollmacht über einen Link – mit Screening, Risikoscore und Freigabestufen.
Ein neues Dossier ist ein Lead. Der Mandant füllt Anfrage, KYC-Fragebogen, Datenschutz und Vollmacht über einen Link aus – ohne Login, mit Zwischenspeicherung und Unterschrift. Intern folgen Verifikation, Screening, Registerabgleich und Risikoprofil. Erst die Freigabe macht aus dem Lead einen Mandanten.
- Öffentliche Formularstrecke mit Statusmodell und Bedingungslogik
- Screening auf Sanktionen, PEP und Medien
- Risikoregelwerk mit Punktwerten, Schwellen und Ausschlusskriterien
- Mehrere KYC-Läufe je Mandant mit Historie
- Statusmodell von «Neu» bis «Freigegeben», inklusive Ablehnung, Sperre und «nicht weiterverfolgt»
- Erinnerungskette mit Fristen; Dossiers ohne Rückmeldung schliessen sich auf Wunsch automatisch
- Freigabe nach Risikostufe: Tief durch die Sachbearbeitung, Mittel durch die Compliance-Verantwortung, Hoch durch zwei Personen inkl. Geschäftsleitung
- Wiedervorlage je Risikostufe, KYC-Neustart mit Begründung und vollständiger Historie
- Start
- Onboarding
- Prüfung
- Abschluss
Verifikation, Screening, Registerabgleich und Risikoprofil laufen.
Modul 2 von 6
Offerten & Aufträge
Offerte aus Leistungskatalog und Tarifen, Freigabe, öffentlicher Link, Annahme mit Unterschrift, Auftragsbestätigung.
Die Offerte entsteht aus dem Leistungskatalog der Kanzlei: Leistungen, Tarife, Zuschläge, Gültigkeit. Nach der internen Freigabe erhält der Mandant einen Link, wählt die Positionen, prüft die Vorschau und unterschreibt. Die Auftragsbestätigung liegt danach im Dossier.
- Leistungskatalog, Tarife und Zuschläge je Kanzlei
- Interne Freigabe vor dem Versand
- Annahme online mit elektronischer Unterschrift
- Auftragsbestätigung automatisch im Dossier
- Positionen aus dem Leistungskatalog mit Tarifart (Pauschal, Stundensatz, Gestaffelt) und optionaler Bezugsgrösse
- Status von Entwurf über Freigegeben und Versendet bis Angenommen
- Offert-Nummer, Versanddatum und Gültigkeit in der Übersicht aller Offerten
- Annahme wird als Ereignis im Audit-Log festgehalten
- 1 Vorschau
- 2 Code
- 3 Unterschrift
Modul 3 von 6
Dokumente & Vorlagen
Word-Vorlagen mit Versionen, Rendering nach PDF/A, Signaturlauf, Dossier je Mandant und Nyteca® Drive als Netzlaufwerk.
Jeder Mandant hat ein Dossier mit sechs festen Ordnern: Anfrage und Offerte, KYC, Datenschutz, Vollmachten, Prüfung, Laufendes Mandat. Dokumente werden aus Word-Vorlagen erzeugt, hochgeladen, per Posteingang zugeordnet oder über Nyteca® Drive gespeichert – und als PDF/A archiviert.
- Eigene Word-Vorlagen weiterverwenden, versioniert und freigegeben
- docx → PDF/A für die revisionssichere Ablage
- Posteingang mit Vorschlag für Mandant, Kategorie und Jahr
- Nyteca® Drive: Mandantenordner im Explorer und Finder
- Vorlagenarten von Vollmacht und Datenschutz über Offerte und Auftragsbestätigung bis Fall-Ergebnisdokument
- Pflichtplatzhalter werden beim Hochladen geprüft; ohne eigene Fassung gilt der ausgelieferte Basistext
- Versionen bleiben erhalten, frühere Fassungen sind jederzeit einsehbar
- Ausweiskopien liegen gesondert; jeder Zugriff wird protokolliert
Widerruf ist kein Löschen: KYC-Uploads, Einwilligungen und Vollmachten bleiben im Dossier.
Modul 4 von 6
Fälle & Fristen
Fälle mit Status, Soll-Liste und Kostenerfassung, Serienanlage über viele Mandanten, Fristenbuch mit Erinnerungen.
Ein Fall bündelt, was zu einer Leistung in einem Steuerjahr gehört: zuständige Personen, beteiligte Personen, erwartete Dokumente, Frist, E-Mails, Fall-Chat. Das Fristenbuch zeigt alle Fristen über sämtliche Mandanten – als Tabelle oder Kalender.
- Serienfall: ein Fall für hunderte Mandanten in einem Durchgang
- Soll-Liste je Fall, fehlende Unterlagen per Mail anfordern
- Fristenbuch über alle Mandanten mit Erinnerungskette
- E-Mail-Korrespondenz direkt am Fall
- Fallarten vordefiniert oder eigene; Serienfall mit Übernahme der Dokumenttypen aus den Vorjahren
- Kennzahlen Überfällig, Bald fällig, Offen, KI-Vorschläge und Erledigt auf einen Blick
- Fristen verlängern mit Verschiebegrund; Erledigung mit Datum und Person
- Kostenerfassung am Fall, Export der Fristen als CSV
Zuordnung über die Fall-Kennung im Betreff · 3 E-Mails
Modul 5 von 6
KI-Assistenz
Vorschläge für Posteingang, E-Mail-Antworten, Fristen und Fälle. Fall-Chat je Fall und Mandat. Die KI schlägt vor, der Mensch bestätigt.
Die Nyteca® App setzt KI an klar benannten Stellen ein: Posteingang, Fall-Vorschläge, Fristen, E-Mail-Antworten und Fall-Chat. Jedes Ergebnis ist ein Vorschlag mit Herkunftskennzeichnung. Wirksam wird es erst, wenn eine Person es bestätigt – und diese Bestätigung steht im Audit-Log.
- Dokumentenanalyse und Klassifizierung im Posteingang
- Entwürfe für E-Mail-Antworten und Fristen-Vorschläge
- Fall-Chat mit klarer Kontextgrenze (Fall zuerst, Mandat als Eskalation)
- Eigene KI-Anweisungen je Kanzlei, jeder Vorschlag wird bestätigt
- Der Fall-Chat kennt Fall- und Mandatsdaten, Notizen und die abgelegten Unterlagen mit Kategorie, Jahr, Status und Frist
- Ohne Zuordnung zu Fall oder Mandat sieht der Chat in der App keine Mandanten-, Fall- oder Dokumentdaten der Kanzlei
- KI-Anweisungen je Einsatzort: Kanzlei-Wissen wird bei jedem Aufruf automatisch mitgegeben
- Kennzeichen «Aus KI-Vorschlag» und «Mit KI-Entwurf verfasst» bleiben am Ergebnis sichtbar
- Mandant
- A. Keller
- Kategorie
- Lohnausweis
- Jahr
- 2026
- Fall
- Steuererklärung 2026
Alle KI-Ergebnisse sind Vorschläge. Wirksam werden sie erst nach Bestätigung durch eine Person.
Modul 6 von 6
Kanzlei-Konfiguration
Eigene Felder und Kriterien, Leistungskatalog, Briefpapier, Standorte, Rollen und Aufbewahrungsregeln – versioniert je Kanzlei.
Jede Kanzlei ist ein eigener Mandant der Plattform mit eigener Konfiguration. Was die Kanzlei ändert, entsteht als neue Fassung – ausgelieferte Werte bleiben lesbar, und Abweichungen vom Standard verlangen eine Begründung, die im Prüfpfad erscheint.
- Eigene Felder und Prüfkriterien ohne Programmierung
- Briefpapier-Varianten je Standort
- Gruppen und Rollen mit Einladungslink
- Aufbewahrungsregeln und Audit-Log für den Datenschutz
- Risikoregelwerk: Punktwerte, Schwellen und Auslöserstufen – nur verschärfbar, nie stiller Abbau
- Dokumentkategorien mit Ablageordner, Leistungskatalog mit Zielgruppe Privat oder Unternehmen
- E-Mail-Konten (IMAP/SMTP) und Signaturen mit Platzhaltern für die ganze Kanzlei
- Automatisierung ausdrücklich je Schritt einschaltbar – standardmässig entscheidet ein Mensch
Speichern erzeugt eine neue Fassung. Die bisherige bleibt erhalten.
Sechs Flächen, auf denen Ihr Team arbeiten wird
Die Module oben sind das Datenmodell. Das hier sind die Oberflächen, auf denen gearbeitet wird.
Mandantenportal
Anfrage, KYC, Einwilligung und Offerte laufen über öffentliche Links – ohne Login, mit Unterschrift.
Nyteca® Drive
Mandantenordner als Netzlaufwerk auf PC und Mac. Speichern im Explorer, sofort im Dossier.
Form-Editor
Digitale Formulare aus PDF, Word oder Bild erzeugen, an Kunden senden, Antworten strukturiert einsehen.
Dokumenten-Editor
Eigene Dokumente und Vorlagen mit Textbausteinen, Briefpapier und Freitext – Ausgabe als Word oder PDF/A.
E-Mail-Client
IMAP und SMTP direkt in der Plattform. Mails werden über die Fall-Kennung automatisch dem Fall zugeordnet.
Audit-Log
Lückenloses Protokoll aller Vorgänge – wer hat wann was geändert, geprüft, freigegeben oder versendet.
Was sich im Alltag konkret ändert
Keine Kennzahlen, sondern die Arbeitsschritte. Links der Stand in vielen Kanzleien, rechts derselbe Schritt mit der Nyteca® App.
Kundenaufnahme
Vorher: Daten kommen per Mail, werden abgetippt, Formulare wandern als Scan hin und her.
Mit der Nyteca® App: Ein Link: Anfrage, KYC, Datenschutz, Vollmacht. Der Mandant füllt aus, die Kanzlei prüft und übernimmt in die Stammdaten.
KYC und Risiko
Vorher: Checkliste in Word, Screening von Hand, Risikoeinstufung ohne festen Massstab.
Mit der Nyteca® App: Screening, Registerabgleich und Punktwerte nach dem Regelwerk der Kanzlei. Freigabestufe nach Risiko: Sachbearbeitung, Compliance-Verantwortung oder zwei Personen inklusive Geschäftsleitung.
Offerte
Vorher: Offerte als PDF per Mail, Annahme per Antwortmail oder Unterschrift auf Papier.
Mit der Nyteca® App: Offerte aus dem Katalog, interne Freigabe, Annahme online mit Unterschrift, Auftragsbestätigung im Dossier.
Dokumente
Vorher: Ablage in Netzlaufwerk-Ordnern, Versionen im Dateinamen, PDF ohne Archivstandard.
Mit der Nyteca® App: Dossier mit festen Ordnern, Versionen im System, PDF/A für die revisionssichere Ablage – im Explorer und Finder sichtbar.
Posteingang
Vorher: Jede Datei wird geöffnet, dem Mandanten zugeordnet und in den richtigen Ordner verschoben.
Mit der Nyteca® App: Die App schlägt Mandant, Kategorie, Jahr und Fall vor. Ein Klick bestätigt und legt ab.
Fristen
Vorher: Excel-Liste je Sachbearbeitung, Erinnerungen im Kalender, keine Gesamtsicht.
Mit der Nyteca® App: Fristenbuch über alle Mandanten, Serienfall setzt hunderte Fristen am selben Tag, Verlängerung mit Grund.
Vorher: Korrespondenz im persönlichen Postfach, Zuordnung zum Fall aus dem Gedächtnis.
Mit der Nyteca® App: Mails laufen über IMAP/SMTP in der Plattform und hängen über die Fall-Kennung automatisch am Fall.
Nachweis
Vorher: Wer wann was freigegeben hat, steht – wenn überhaupt – in Mails und Notizen.
Mit der Nyteca® App: Jeder Vorgang mit Zeitpunkt, Person und Ereignis im Audit-Log. Widerruf statt Löschung für Beweismittel.
Wie die Schritte zusammenhängen, zeigt der Ablauf vom Lead zum Ergebnis.
Die Module vor dem Start kennenlernen
Die Nyteca® App erscheint Mitte November 2026. Möchten Sie Kundenaufnahme, Offerte, Dossier und Fristenbuch vorab sehen, fragen Sie eine Demo an.