DSG & DSGVO in Nyteca®

Stand: September 2026

1. Rollen: Wer ist wofür verantwortlich?

Die Kanzlei ist Verantwortliche für die Personendaten ihrer Mandanten. Sie entscheidet, welche Daten sie erhebt, wie lange sie sie aufbewahrt und wer darauf zugreift.

Die Tax AI AG betreibt Nyteca® und bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin ausschliesslich nach Weisung der Kanzlei (Art. 9 DSG, Art. 28 DSGVO). Sie nutzt Kundendaten nicht für eigene Zwecke und ohne ausdrückliche Zustimmung der Kanzlei nicht zum Training von KI-Modellen.

Für die Personendaten von Besucherinnen und Besuchern dieser Website ist die Tax AI AG selbst Verantwortliche; das regelt die Datenschutzerklärung.

2. Nyteca® Chat

Entwurf. Dieser Abschnitt ist noch nicht juristisch geprüft.

Nyteca® Chat ist ein eigenständiger KI-Assistent für Steuerrecht, ohne Kanzleisystem, Mandantenstamm und Onboarding. Für die Konto- und Vertragsdaten der Nutzerinnen und Nutzer ist die Tax AI AG selbst Verantwortliche. Personendaten Dritter, etwa von Mandanten, in Fragen und hochgeladenen Unterlagen verantwortet die Kanzlei; die Tax AI AG bearbeitet sie als Auftragsbearbeiterin, nur um Fragen zu beantworten, Unterlagen auszuwerten und Entwürfe zu erstellen.

Hochgeladene Dateien, Fragen und Entwürfe nutzen wir nicht für eigene Zwecke und ohne ausdrückliche Zustimmung nicht zum Training von KI-Modellen. Laden Sie nur Unterlagen hoch, die Sie für die jeweilige Frage benötigen.

Auskunft, Berichtigung und Löschung zu Ihren Kontodaten verlangen Sie direkt bei uns; das Vorgehen beschreibt die Datenschutzerklärung. Betroffene, deren Daten eine Kanzlei im Chat verwendet hat, wenden sich an diese Kanzlei; wir unterstützen sie bei der Antwort. Angaben zur Aufbewahrungsdauer von Chatverläufen und Uploads und zu einer allfälligen Bekanntgabe ins Ausland werden nachgetragen.

3. Auftrags­bearbeitungs­vertrag

Mit jeder Kanzlei schliessen wir einen Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) ab. Er regelt Gegenstand und Dauer der Bearbeitung, Art der Daten, Weisungsrecht, technische und organisatorische Massnahmen, Subunternehmer, Unterstützung bei Betroffenenanfragen, Meldung von Datenschutzverletzungen sowie Rückgabe und Löschung der Daten bei Vertragsende. Den AVV erhalten Sie auf Anfrage unter kontakt@taxaiag.swiss; für Kanzleien im EWR enthält er die Anforderungen nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

4. Grundsätze und ihre Umsetzung in der Nyteca® App

Rechtmässigkeit und Transparenz

Datenschutzerklärung, Einwilligungen und Vollmachten werden in der Onboarding-Strecke digital erteilt und mit Zeitpunkt im Dossier abgelegt.

Zweckbindung

Jede Kanzlei arbeitet in einer eigenen Umgebung. Daten werden nur für das Mandat bearbeitet, für das sie erfasst wurden; es gibt keine kanzleiübergreifende Auswertung.

Datenminimierung

Die Kernfelder des KYC-Fragebogens sind vorgegeben und folgen den Sorgfaltspflichten; eigene Felder und Kriterien ergänzt die Kanzlei nur, wo sie sie für das Mandat braucht.

Richtigkeit

Mandanten erfassen ihre Daten selbst über den Onboarding-Link; KI-Vorschläge werden vor der Übernahme von einer Person bestätigt.

Speicherbegrenzung

Aufbewahrungsregeln je Kanzlei legen fest, wie lange welche Daten und Dokumente vorgehalten werden.

Integrität und Vertraulichkeit

Verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Berechtigungen, tokenbasierte Authentifizierung; Hosting in der Schweiz, den Rechenzentrumsbetreiber nennen wir auf Anfrage schriftlich.

Rechenschaftspflicht

Das Audit-Log protokolliert jeden Vorgang mit Zeitpunkt und Person und dient als Nachweis gegenüber Mandanten, Revision und Aufsicht.

5. Mandantentrennung (Nyteca® App)

Jede Kanzlei ist ein eigener Mandant (Tenant) der Plattform mit abgeschlossener Datenfläche. Ein Login gehört zu genau einer Kanzlei; einen Wechsel zwischen Kanzleien gibt es nicht, ebenso wenig geteilte Datensätze. Jeder Datenbankzugriff ist serverseitig auf die Kanzlei des angemeldeten Benutzers begrenzt. Öffentliche Links für Mandanten (Anfrage, KYC, Einwilligung, Offerte) sind an ein Token gebunden, das ausschliesslich auf die zugehörige Kanzlei und den zugehörigen Vorgang verweist. Enterprise-Kunden erhalten auf Wunsch eine dedizierte Umgebung.

6. Audit-Log (Nyteca® App)

Jeder Vorgang in der Plattform, ob anlegen, prüfen, freigeben, versenden, widerrufen oder löschen, wird mit Zeitpunkt, Person und betroffenem Objekt protokolliert. Übernimmt eine Person einen KI-Vorschlag, steht die daraus folgende Aktion im Log, etwa die Dokumentablage oder der E-Mail-Versand. Das Audit-Log ist in der Kanzlei einsehbar und dient als Nachweis der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) sowie als Grundlage für Revisionen und Auskunftsbegehren.

7. Einwilligungen mit Widerruf (Nyteca® App)

Einwilligungen (etwa zur Datenbearbeitung oder zur unverschlüsselten Übermittlung), Vollmachten und die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung holt die Kanzlei digital über die Onboarding-Strecke ein. Jede Einwilligung wird mit Datum, Version des Dokuments und Unterschrift im Dossier des Mandanten abgelegt.

Ein Widerruf löscht nichts: Die Einwilligung bleibt als Beweismittel im Dossier und wird mit Datum und Grund als widerrufen geführt. So kann die Kanzlei jederzeit belegen, was wann galt, und die Bearbeitung auf der widerrufenen Grundlage wird eingestellt.

8. Aufbewahrung und Löschung (Nyteca® App)

Aufbewahrungsregeln legt jede Kanzlei selbst fest, versioniert und je Dokumentkategorie. Sie berücksichtigt dabei die gesetzlichen Pflichten, zum Beispiel die zehnjährige Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Belegen nach Art. 958f OR oder die Pflichten aus dem Geldwäschereigesetz für KYC-Unterlagen.

Dokumente werden als PDF/A archiviert und bleiben dadurch langfristig lesbar. Unterlagen mit Beweischarakter (unterzeichnete Einwilligungen, Vollmachten, KYC-Uploads) werden während der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht, sondern widerrufen oder als beendet markiert. Nach Ablauf der Frist löscht die Kanzlei die Daten oder lässt sie löschen; bei Vertragsende werden die Daten der Kanzlei exportiert und danach entfernt (siehe AGB).

9. Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragung (Nyteca® App)

Betroffenenanfragen richten Mandanten an ihre Kanzlei. Die Nyteca® App liefert die Datenbasis, um sie fristgerecht zu beantworten: Stammdaten des Mandanten und seiner Personen, das Dossier mit allen Dokumenten, die Einwilligungen mit ihrem Status und das Audit-Log der Vorgänge. Daten und Dokumente lassen sich in gängigen Formaten (PDF/A, Word, CSV) exportieren. Wo die Kanzlei Unterstützung braucht, hilft die Tax AI AG im Rahmen des AVV.

10. Technische und organisatorische Massnahmen (Nyteca® App)

• Datenbank und Dateispeicher in derselben Umgebung in der Schweiz; den Rechenzentrumsbetreiber nennen wir auf Anfrage schriftlich.
• Verschlüsselte Übertragung (TLS) für Anwendung, Mandanten-Links, Nyteca® Drive und E-Mail-Anbindung.
• Tokenbasierte Authentifizierung, Rollen und Gruppen mit abgestuften Berechtigungen, Einladung neuer Benutzer nur durch berechtigte Personen.
• Selbst ausgelieferte Schriften und Skripte; keine Drittanbieter-CDNs, keine Tracker in der Anwendung.
• Getrennte Umgebungen je Kanzlei, dedizierte Umgebung für Enterprise-Kunden.
• Backup und Wiederherstellung werden im AVV beschrieben.

11. KI-Funktionen

In Nyteca® Chat beantwortet die KI Fragen, wertet hochgeladene Unterlagen aus und erstellt Entwürfe, etwa für Gutachten und Einsprachen, jeweils mit Quellenangabe. In der Nyteca® App schlägt sie vor: Mandant, Kategorie und Jahr im Posteingang, Entwürfe für E-Mail-Antworten, Fristen und Fälle, Antworten im Fall-Chat. Sie entscheidet nicht. Ergebnisse aus dem Chat prüft und verantwortet die Fachperson; in der Nyteca® App wird jeder Vorschlag von einer Person bestätigt oder verworfen, und die daraus folgende Aktion, etwa Dokumentablage oder E-Mail-Versand, steht im Audit-Log. Die Kanzlei steuert über eigene KI-Anweisungen, wie die Vorschläge der Nyteca® App formuliert werden.

Welche Daten für eine Antwort oder einen Vorschlag an den KI-Anbieter übermittelt werden, wird je Funktion dokumentiert und im AVV offengelegt. Fragen, Uploads und Kundendaten werden ohne ausdrückliche Zustimmung nicht zum Training von Modellen verwendet.

12. Subunternehmer

Für den Betrieb von Nyteca® Chat und der Nyteca® App setzen wir die folgenden Subunternehmer ein. Änderungen kündigen wir unseren Kunden vorgängig an; sie können aus wichtigem Grund widersprechen.

13. Datenschutz­verletzungen

Stellt die Tax AI AG eine Verletzung der Datensicherheit fest, informiert sie die betroffenen Kanzleien so rasch wie möglich (Art. 24 Abs. 3 DSG, Art. 33 Abs. 2 DSGVO) mit Art der Verletzung, betroffenen Daten, Folgen und getroffenen Massnahmen, damit die Kanzlei ihre Meldepflicht gegenüber dem EDÖB beziehungsweise der zuständigen Aufsichtsbehörde erfüllen kann.

14. Kontakt

Fragen zu Datenschutz, AVV und Subunternehmern beantworten wir unter kontakt@taxaiag.swiss. Sicherheitslücken melden Sie bitte an kontakt@taxaiag.swiss. Weitere Informationen zur Sicherheit der Nyteca® App finden Sie unter Sicherheit & Compliance.