LPD e GDPR in Nyteca®

Aggiornamento: Settembre 2026

1. Ruoli: chi è responsabile di che cosa?

In caso di divergenze fa fede la versione tedesca. Lo studio è titolare del trattamento dei dati personali dei suoi clienti. Decide quali dati raccoglie, per quanto tempo li conserva e chi vi accede.

La Tax AI AG gestisce Nyteca® e tratta questi dati in qualità di responsabile del trattamento esclusivamente secondo le istruzioni dello studio (art. 9 DSG, art. 28 GDPR). Non utilizza i dati dei clienti per scopi propri e non li impiega per l’addestramento di modelli di IA senza l’espresso consenso dello studio.

Per i dati personali delle visitatrici e dei visitatori di questo sito la titolare del trattamento è la stessa Tax AI AG e la materia è regolata dalla nostra informativa sulla protezione dei dati.

2. Nyteca® Chat

Bozza. Questa sezione non è ancora stata verificata sotto il profilo giuridico.

Nyteca® Chat è un assistente IA autonomo per il diritto fiscale, senza sistema di studio, anagrafica dei clienti e percorso di acquisizione. Per i dati dell’account e i dati contrattuali delle utenti e degli utenti la titolare del trattamento è Tax AI AG stessa. I dati personali di terzi, ad esempio dei clienti, contenuti nelle domande e nei documenti caricati sono sotto la responsabilità dello studio; Tax AI AG li tratta in qualità di responsabile del trattamento, solo per rispondere alle domande, analizzare i documenti e redigere bozze.

Non utilizziamo i file caricati, le domande e le bozze per scopi propri né, senza esplicito consenso, per l’addestramento di modelli di IA. Caricate solo i documenti che vi servono per la domanda.

Potete chiedere direttamente a noi l’accesso ai dati del vostro account, la loro rettifica o la loro cancellazione; la procedura è descritta nella nostra informativa sulla protezione dei dati. Gli interessati i cui dati sono stati utilizzati da uno studio nella chat si rivolgono a tale studio; noi lo assistiamo nella risposta. La durata di conservazione delle cronologie delle chat e dei file caricati nonché un’eventuale comunicazione all’estero verranno indicate in seguito.

3. Contratto di trattamento dei dati

Con ogni studio concludiamo un contratto di trattamento dei dati (DPA). Esso disciplina oggetto e durata del trattamento, tipo di dati, diritto di impartire istruzioni, misure tecniche e organizzative, subfornitori, supporto in caso di richieste degli interessati, notifica di violazioni della protezione dei dati nonché restituzione e cancellazione dei dati alla fine del contratto. Il DPA è disponibile su richiesta all’indirizzo kontakt@taxaiag.swiss; per gli studi nello SEE contiene i requisiti di cui all’art. 28 par. 3 GDPR.

4. Principi e loro attuazione in Nyteca® App

Liceità e trasparenza

L’informativa sulla protezione dei dati, i consensi e le procure vengono rilasciati in forma digitale nel percorso di acquisizione e archiviati nel dossier con l’indicazione del momento.

Limitazione della finalità

Ogni studio lavora in un ambiente proprio. I dati vengono trattati soltanto per il mandato per il quale sono stati raccolti; non esiste alcuna analisi trasversale tra studi.

Minimizzazione dei dati

I campi principali del questionario KYC sono predefiniti e seguono gli obblighi di diligenza; lo studio aggiunge campi e criteri propri solo dove servono per il mandato.

Esattezza

I clienti inseriscono personalmente i propri dati tramite il link di acquisizione; le proposte dell’IA vengono confermate da una persona prima di essere acquisite.

Limitazione della conservazione

Le regole di conservazione di ogni studio stabiliscono per quanto tempo vengono conservati quali dati e documenti.

Integrità e riservatezza

Trasmissione cifrata, autorizzazioni basate sui ruoli, autenticazione tramite token; hosting in Svizzera, il gestore del centro di calcolo viene indicato per iscritto su richiesta.

Responsabilizzazione

Il log di audit registra ogni operazione con momento e persona e funge da prova nei confronti di clienti, revisione e vigilanza.

5. Separazione degli studi (Nyteca® App)

Ogni studio è un tenant a sé della piattaforma, con uno spazio dati chiuso. Un accesso appartiene a un solo studio; non è previsto alcun passaggio tra studi né vi sono set di dati condivisi. Ogni accesso alla banca dati è limitato lato server allo studio dell’utente collegato. I link pubblici per i clienti (richiesta, KYC, consenso, offerta) sono vincolati a un token che rimanda esclusivamente allo studio e alla procedura corrispondenti. I clienti Enterprise ricevono su richiesta un ambiente dedicato.

6. Log di audit (Nyteca® App)

Ogni operazione nella piattaforma, che si tratti di creare, verificare, approvare, inviare, revocare o cancellare, viene registrata con momento, persona e oggetto interessato. Se una persona accetta una proposta dell’IA, l’azione che ne deriva compare nel log, ad esempio l’archiviazione del documento o l’invio dell’e-mail. Il log di audit è consultabile nello studio e funge da prova della responsabilizzazione (art. 5 par. 2 GDPR) nonché da base per revisioni e richieste di accesso.

7. Consensi e revoca (Nyteca® App)

I consensi (ad esempio al trattamento dei dati o alla trasmissione non cifrata), le procure e la presa di conoscenza dell’informativa sulla protezione dei dati vengono raccolti dallo studio in forma digitale tramite il percorso di acquisizione. Ogni consenso viene archiviato nel dossier del cliente con data, versione del documento e firma.

Una revoca non cancella nulla: il consenso resta nel dossier come mezzo di prova e viene indicato come revocato con data e motivo. Lo studio può così dimostrare in ogni momento che cosa valeva e quando, e il trattamento fondato sulla base revocata viene interrotto.

8. Conservazione e cancellazione (Nyteca® App)

Ogni studio stabilisce autonomamente le proprie regole di conservazione, con versionamento e per categoria di documento. Tiene conto degli obblighi di legge, ad esempio la conservazione decennale dei libri di commercio e dei giustificativi secondo l’art. 958f OR o gli obblighi derivanti dalla legge sul riciclaggio di denaro per la documentazione KYC.

I documenti vengono archiviati in PDF/A e restano quindi leggibili a lungo termine. La documentazione con valore probatorio (consensi firmati, procure, caricamenti KYC) non viene cancellata durante il termine di conservazione, ma revocata o contrassegnata come conclusa. Scaduto il termine, lo studio cancella i dati o li fa cancellare; alla fine del contratto i dati dello studio vengono esportati e successivamente rimossi (vedi le CGC).

9. Accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati (Nyteca® App)

I clienti rivolgono le richieste degli interessati al proprio studio. Nyteca® App fornisce la base di dati per rispondere entro i termini: dati di base del cliente e delle sue persone, il dossier con tutti i documenti, i consensi con il relativo stato e il log di audit delle operazioni. Dati e documenti possono essere esportati nei formati correnti (PDF/A, Word, CSV). Se lo studio ha bisogno di supporto, la Tax AI AG lo assiste nell’ambito del DPA.

10. Misure tecniche e organizzative (Nyteca® App)

• Banca dati e archivio dei file nello stesso ambiente, in Svizzera; il gestore del centro di calcolo viene indicato per iscritto su richiesta.
• Trasmissione cifrata (TLS) per l’applicazione, i link per i clienti, Nyteca® Drive e il collegamento e-mail.
• Autenticazione tramite token, ruoli e gruppi con autorizzazioni graduate, invito di nuovi utenti solo da parte di persone autorizzate.
• Caratteri e script forniti in proprio; nessun CDN di terzi, nessun tracker nell’applicazione.
• Ambienti separati per ogni studio, ambiente dedicato per i clienti Enterprise.
• Backup e ripristino sono descritti nel DPA.

11. Funzioni di IA

In Nyteca® Chat l’IA risponde alle domande, analizza i documenti caricati e redige bozze, ad esempio pareri e reclami, sempre con le fonti. In Nyteca® App propone: cliente, categoria e anno nella posta in arrivo, bozze di risposta e-mail, scadenze e pratiche, risposte nella chat di pratica. Non decide. I risultati della chat vengono verificati e assunti sotto la propria responsabilità dal professionista; in Nyteca® App ogni proposta viene confermata o scartata da una persona e l’azione che ne deriva, ad esempio l’archiviazione del documento o l’invio dell’e-mail, compare nel log di audit. Lo studio stabilisce con istruzioni proprie all’IA come vengono formulate le proposte di Nyteca® App.

Quali dati vengono trasmessi al fornitore di IA per una risposta o una proposta è documentato per ogni funzione e reso noto nel DPA. Domande, file caricati e dati dei clienti non vengono utilizzati per l’addestramento di modelli senza esplicito consenso.

12. Subfornitori

Per la gestione di Nyteca® Chat e di Nyteca® App ci avvaliamo dei seguenti subfornitori. Comunichiamo preventivamente le modifiche ai nostri clienti; questi possono opporsi per motivi gravi.

13. Violazioni della protezione dei dati

Se la Tax AI AG constata una violazione della sicurezza dei dati, informa gli studi interessati il più rapidamente possibile (art. 24 cpv. 3 DSG, art. 33 par. 2 GDPR) indicando il tipo di violazione, i dati interessati, le conseguenze e le misure adottate, affinché lo studio possa adempiere al proprio obbligo di notifica nei confronti dell’EDÖB o dell’autorità di vigilanza competente.

14. Contatto

Rispondiamo alle domande su protezione dei dati, DPA e subfornitori all’indirizzo kontakt@taxaiag.swiss. Segnalate le lacune di sicurezza a kontakt@taxaiag.swiss. Ulteriori informazioni sulla sicurezza di Nyteca® App sono disponibili alla pagina Sicurezza e conformità.