Acht Schritte, drei Rollen, ein Dossier. So führt die Nyteca® App ab Mitte November 2026 ein Mandat durch die Kanzlei – und so bleibt jeder Schritt nachvollziehbar.
Ein neues Dossier ist zuerst ein Lead.
Leads entstehen auf drei Wegen: aus einer eingehenden E-Mail («Lead anlegen», die App leitet Name und Anliegen aus Betreff und Text ab), über die öffentliche Anfrage-Strecke oder manuell. Besteht zur Absenderadresse schon ein Dossier, wird kein zweites angelegt – die E-Mail wird dem bestehenden zugeordnet.
Der Mandant beschreibt sein Anliegen – über einen Link, ohne Login.
Die Anfrage unterscheidet Privatpersonen, Familien und Unternehmen und blendet über Bedingungslogik nur die Fragen ein, die zum Anliegen passen. Der Zwischenstand bleibt gespeichert. Läuft die Frist ohne Reaktion ab, greift die Erinnerungskette; am Ende meldet sich die Kanzlei oder das Dossier schliesst sich, wenn die Kanzlei das so eingestellt hat.
Identifikation, Screening, Registerabgleich, Risikoprofil – und eine dokumentierte Entscheidung.
Der Mandant füllt den KYC-Fragebogen aus, lädt Ausweis und Belege hoch und unterzeichnet Datenschutz und Vollmacht. Intern prüft die Sachbearbeitung die Angaben und erfasst jeden Screening-Lauf (Sanktionen, PEP, Medien) mit Quelle, Suchbegriffen und Ergebnis – auch ohne Treffer; das Risikoprofil ergibt sich aus Punktwerten und Schwellen des Regelwerks der Kanzlei. Die Freigabe – oder Ablehnung, oder Sperre – trifft nur Compliance-Verantwortung oder Geschäftsleitung. Ein KYC-Neustart verlangt einen Grund; der alte Lauf bleibt vollständig erhalten.
Aus dem Leistungskatalog, intern freigegeben, online unterschrieben.
Die Sachbearbeitung stellt die Offerte aus Leistungen, Tarifen und Zuschlägen der Kanzlei zusammen. Nach der internen Freigabe erhält der Mandant einen Link: Positionen wählen, Vorschau prüfen, Name und Unterschrift. Die Annahme erzeugt automatisch die Auftragsbestätigung im Dossier.
Die KYC-Freigabe macht aus dem Lead einen Mandanten.
Die vom Mandanten übermittelten Daten werden mit der Freigabe in die Stammdaten übernommen – nachvollziehbar mit Quelle «KYC-Übernahme». Das Dossier hat ab jetzt seine sechs festen Ordner, die Einwilligungen sind erfasst, und der Mandantenordner erscheint im Nyteca® Drive auf PC und Mac. Bei einer Gründung entsteht neben dem Dossier des Gründers ein eigenes Firmendossier, sobald UID und Gründungsdatum vorliegen.
Ein Fall je Leistung und Steuerjahr – einzeln oder als Serie über alle Mandanten.
Der Fall hält zuständige und beteiligte Personen, die Soll-Liste der erwarteten Dokumente und die Frist. Der Serienfall legt denselben Fall für viele Mandanten in einem Durchgang an und übernimmt die Dokumenttypen, die der Mandant in den Vorjahren tatsächlich eingereicht hat. Fehlende Unterlagen werden per E-Mail angefordert; die Antwort hängt über die Fall-Kennung automatisch am Fall. Das Fristenbuch zeigt alle Fristen über sämtliche Mandanten, Verlängerungen mit Grund.
Alles landet im Posteingang. Die App schlägt vor, ein Mensch bestätigt.
Scans, Uploads, Mailanhänge und Dateien aus dem Nyteca® Drive laufen durch die Analyse: Vorschlag für Mandant, Kategorie, Jahr und Fall. Bestätigt die Sachbearbeitung, liegt das Dokument als PDF/A im richtigen Dossier-Ordner. Ergebnisdokumente und Checklisten entstehen aus den Word-Vorlagen der Kanzlei; eigene Vorlagenfassungen werden geprüft und freigegeben, bevor sie gelten.
Ergebnis abliefern, Fall schliessen, Nachweis im Audit-Log.
Das Ergebnis geht aus der Plattform an den Mandanten – per E-Mail mit Signatur der Kanzlei, aus dem Fall heraus. Der Fall wird geschlossen, die Frist als erledigt markiert mit Datum und Person. Ein geschlossener Fall lässt sich wieder öffnen. Beim nächsten Serienlauf übernimmt die App die Dokumenttypen dieses Jahres als Soll-Liste, und die KYC-Wiedervorlage meldet sich, wenn die Risikostufe es verlangt.
Berechtigungen ergeben sich nicht aus Gruppen, sondern aus zwei Kennzeichen am Mitarbeitenden: Compliance-Verantwortung und Geschäftsleitung. Ohne beide gilt Sachbearbeitung.
Gruppen ordnen Mitarbeitende organisatorisch zu – etwa nach Standort oder Team – und werden per Einladungslink besetzt.
Vier Grundsätze, die in allen acht Schritten gelten – unabhängig davon, wie eine Kanzlei ihre Konfiguration setzt.
Anlegen, prüfen, freigeben, versenden, abschliessen – mit Zeitpunkt, Person, Ereignis und Ressource. Auch Uploads über das Netzlaufwerk laufen unter dem Namen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
Standardmässig entscheidet immer eine Person. Was automatisch laufen darf – etwa das Schliessen eines Dossiers ohne Rückmeldung – schaltet die Kanzlei ausdrücklich ein.
KYC-Uploads, Einwilligungen und Vollmachten sind Beweismittel. Sie werden widerrufen und getrennt geführt, aber nie gelöscht. Abgelehnte und gesperrte Dossiers bleiben vollständig erhalten.
Jede Kanzlei arbeitet in einer eigenen, abgeschlossenen Umgebung mit eigenem Regelwerk, Katalog und Vorlagen. Kein Wechsel zwischen Kanzleien, keine geteilten Datensätze.
Die Nyteca® App erscheint Mitte November 2026. In einer Demo zeigen wir Ihnen vorab, wie ein Mandat darin vom Lead bis zur Ablieferung läuft.