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Accueil client et KYC dans Nyteca® App : du lead au résultat livré

Huit étapes, trois rôles, un dossier client. C’est ainsi que Nyteca® App conduira, dès la mi-novembre 2026, un mandat à travers le cabinet – et que chaque étape restera traçable.

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Rôles :Client· Sans connexionGestion des dossiers· Rôle par défautValidation· Responsabilité compliance ou direction
  1. 1Gestion des dossiersClient

    Lead

    Un nouveau dossier client commence toujours comme lead.

    Les leads naissent de trois manières : à partir d’un e-mail entrant («Créer un lead», l’application déduit le nom et la demande de l’objet et du texte), via le parcours de demande public ou manuellement. Si un dossier client existe déjà pour l’adresse de l’expéditeur, aucun second n’est créé – l’e-mail est rattaché à celui qui existe.

    Résultat
    Dossier client de lead au statut «Nouveau», avec source et demande.
    Dans le journal d’audit
    CrééE-mail reçu
  2. 2ClientGestion des dossiers

    Demande

    Le client décrit sa demande – via un lien, sans connexion.

    La demande distingue particuliers, familles et entreprises et n’affiche, par logique conditionnelle, que les questions qui correspondent au besoin. L’état intermédiaire reste enregistré. Si le délai s’écoule sans réaction, la chaîne de rappels s’enclenche ; à la fin, le cabinet reprend contact ou le dossier client se ferme, si le cabinet l’a configuré ainsi.

    Résultat
    Demande soumise, lien d’onboarding envoyé.
    Dans le journal d’audit
    Demande soumiseLien KYC envoyé
  3. 3ClientGestion des dossiersValidation

    KYC et risque

    Identification, screening, vérification des registres, profil de risque – et une décision documentée.

    Le client remplit le questionnaire KYC, téléverse pièce d’identité et justificatifs et signe la protection des données et la procuration. En interne, la gestion des dossiers contrôle les indications et consigne chaque passage de screening (sanctions, PEP, médias) avec source, termes de recherche et résultat – même sans correspondance ; le profil de risque découle des points et des seuils du référentiel du cabinet. La validation – ou le refus, ou le blocage – relève uniquement de la responsabilité compliance ou de la direction. Un redémarrage du KYC exige un motif ; l’ancien passage est conservé intégralement.

    Résultat
    Niveau de risque, révision périodique, validation ou refus motivé. Les copies de pièces d’identité sont conservées séparément.
    Dans le journal d’audit
    Étape KYC modifiéeConsentement signéKYC approuvé
  4. 4Gestion des dossiersClient

    Offre

    Issue du catalogue de prestations, validée en interne, signée en ligne.

    La gestion des dossiers compose l’offre à partir des prestations, tarifs et suppléments du cabinet. Après la validation interne, le client reçoit un lien : choisir les positions, vérifier l’aperçu, nom et signature. L’acceptation génère automatiquement la confirmation de mandat dans le dossier client.

    Résultat
    Offre acceptée et signée, confirmation de mandat dans le classeur «Demande et offre».
    Dans le journal d’audit
    Offre acceptéeDocument classé
  5. 5Gestion des dossiers

    Mandat

    La validation KYC transforme le lead en client.

    Avec la validation, les données transmises par le client passent dans les données de base – de manière traçable, avec la source «Reprise KYC». Le dossier client dispose dès lors de ses six classeurs fixes, les consentements sont enregistrés et le classeur du client apparaît dans Nyteca® Drive sur PC et Mac. Lors d’une création d’entreprise, un dossier d’entreprise distinct s’ajoute à celui du fondateur dès que l’UID et la date de fondation sont disponibles.

    Résultat
    Client actif avec données de base, dossier client, consentements et révision périodique.
    Dans le journal d’audit
    Mis à jourConsentement donné
  6. 6Gestion des dossiersClient

    Dossiers et délais

    Un dossier par prestation et par année fiscale – à l’unité ou en série sur tous les clients.

    Le dossier réunit les personnes responsables et impliquées, la liste des documents attendus et le délai. Le dossier en série crée le même dossier pour de nombreux clients en un seul passage et reprend les types de documents que le client a effectivement remis les années précédentes. Les pièces manquantes sont demandées par e-mail ; grâce à l’identifiant du dossier, la réponse s’y rattache automatiquement. Le registre des délais montre tous les délais sur l’ensemble des clients, les prolongations avec motif.

    Résultat
    Dossier avec liste des documents attendus et délai dans le registre des délais ; les pièces demandées arrivent.
    Dans le journal d’audit
    CrééE-mail envoyéDemande complémentaire répondue
  7. 7Gestion des dossiersValidation

    Documents et dossier client

    Tout arrive dans la boîte de réception. L’application propose, un humain confirme.

    Scans, téléversements, pièces jointes et fichiers issus de Nyteca® Drive passent par l’analyse : proposition de client, catégorie, année et dossier. Dès que la gestion des dossiers confirme, le document est classé en PDF/A dans le bon classeur du dossier client. Les documents de résultat et les listes de contrôle sont générés à partir des modèles Word du cabinet ; les versions de modèles propres au cabinet sont contrôlées et validées avant d’entrer en vigueur.

    Résultat
    Dossier client complet : pièces classées, documents générés, versions, PDF/A.
    Dans le journal d’audit
    Document téléverséDocument téléversé via Nyteca® DriveDocument classé
  8. 8Gestion des dossiersClient

    Clôture

    Livrer le résultat, clôturer le dossier, preuve dans le journal d’audit.

    Le résultat part de la plateforme vers le client – par e-mail avec la signature du cabinet, depuis le dossier. Le dossier est clôturé, le délai marqué comme réglé avec date et personne. Un dossier clôturé peut être rouvert. Lors de la prochaine série, l’application reprend les types de documents de cette année comme liste des documents attendus, et la révision périodique KYC se manifeste si le niveau de risque l’exige.

    Résultat
    Dossier clôturé, délai réglé, piste d’audit sans lacune du lead jusqu’à la livraison.
    Dans le journal d’audit
    E-mail envoyéDocument téléchargéDossier clôturé
Rôles

Qui fait quoi

Les droits ne découlent pas des groupes, mais de deux attributs de la personne collaboratrice : responsabilité compliance et direction. Sans l’un ni l’autre, c’est la gestion des dossiers qui s’applique.

Les groupes classent les collaboratrices et collaborateurs sur le plan organisationnel – par site ou par équipe – et se remplissent par lien d’invitation.

ClientSans connexion
Travaille exclusivement via des liens publics avec son propre jeton : demande, KYC, protection des données, procuration, offre, questions complémentaires. Les états intermédiaires sont enregistrés, les signatures se font à la souris ou au doigt.
Gestion des dossiersRôle par défaut
Crée les leads, les dossiers et les délais, contrôle les informations soumises, confirme les propositions de l’IA, génère les documents, écrit les e-mails et clôture les dossiers. Voit les mêmes clients dans Nyteca® App et dans Nyteca® Drive.
ValidationResponsabilité compliance ou direction
Décide des validations KYC, des refus et des dossiers clients bloqués, valide les versions de modèles et modifie le référentiel de risque – tout écart par rapport à la valeur livrée doit être motivé.
À chaque étape

Ce qui ne change jamais

Quatre principes valables dans les huit étapes – quelle que soit la configuration retenue par un cabinet.

Chaque étape dans le journal d’audit

Créer, contrôler, valider, envoyer, clôturer – avec horodatage, personne, événement et ressource. Même les téléversements via le lecteur réseau portent le nom de la collaboratrice ou du collaborateur.

Un humain confirme

Par défaut, c’est toujours une personne qui décide. Ce qui peut se faire automatiquement – par exemple la fermeture d’un dossier client resté sans réponse – doit être activé expressément par le cabinet.

Révocation plutôt que suppression

Les téléversements KYC, les consentements et les procurations sont des moyens de preuve. Ils sont révoqués et conservés à part, mais jamais supprimés. Les dossiers clients refusés et bloqués restent intégralement conservés.

Un cabinet, un espace

Chaque cabinet travaille dans un environnement propre et cloisonné, avec son référentiel, son catalogue et ses modèles. Aucun passage d’un cabinet à l’autre, aucun jeu de données partagé.

Sécurité et conformité en détail

Passons votre déroulement en revue ensemble

Nyteca® App paraît à la mi-novembre 2026. Lors d’une démo, nous vous montrons en avant-première le parcours d’un mandat, du lead jusqu’à la livraison.

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