Otto fasi, tre ruoli, un dossier. Così, da metà novembre 2026, Nyteca® App conduce un mandato attraverso lo studio – e così ogni passaggio resta tracciabile.
Un nuovo dossier nasce prima di tutto come lead.
I lead nascono in tre modi: da un’e-mail in entrata («Crea lead», l’app ricava nome e richiesta dall’oggetto e dal testo), tramite il percorso di richiesta pubblico oppure manualmente. Se per l’indirizzo del mittente esiste già un dossier, non ne viene creato un secondo – l’e-mail viene assegnata a quello esistente.
Il cliente descrive la sua esigenza – tramite un link, senza login.
La richiesta distingue persone private, famiglie e imprese e, con una logica condizionale, mostra solo le domande pertinenti all’esigenza. Lo stato intermedio resta salvato. Se la scadenza trascorre senza reazione, entra in funzione la catena di solleciti; alla fine si fa vivo lo studio oppure il dossier si chiude, se lo studio lo ha impostato così.
Identificazione, screening, confronto con i registri, profilo di rischio – e una decisione documentata.
Il cliente compila il questionario KYC, carica documento d’identità e giustificativi e firma la protezione dei dati e la procura. Internamente la gestione pratiche verifica i dati e registra ogni ciclo di screening (sanzioni, PEP, media) con fonte, termini di ricerca ed esito – anche senza riscontri; il profilo di rischio deriva dai punteggi e dalle soglie del regolamento dello studio. L’approvazione – o il rifiuto, o il blocco – spetta solo alla responsabilità compliance o alla direzione. Un riavvio del KYC richiede una motivazione; il ciclo precedente resta integralmente conservato.
Dal catalogo delle prestazioni, approvata internamente, firmata online.
La gestione pratiche compone l’offerta con prestazioni, tariffe e supplementi dello studio. Dopo l’approvazione interna il cliente riceve un link: scegliere le voci, controllare l’anteprima, nome e firma. L’accettazione genera automaticamente la conferma di mandato nel dossier.
L’approvazione KYC trasforma il lead in cliente.
Con l’approvazione i dati trasmessi dal cliente confluiscono nei dati anagrafici – in modo tracciabile, con fonte «Ripresa KYC». Da questo momento il dossier ha le sue sei cartelle fisse, i consensi sono registrati e la cartella del cliente compare in Nyteca® Drive su PC e Mac. In caso di costituzione, accanto al dossier del fondatore nasce un dossier aziendale separato non appena sono disponibili UID e data di costituzione.
Una pratica per prestazione e anno fiscale – singolarmente o in serie su tutti i clienti.
La pratica contiene le persone responsabili e coinvolte, l’elenco dei documenti attesi e la scadenza. La pratica in serie crea la stessa pratica per molti clienti in un unico passaggio e riprende i tipi di documento che il cliente ha effettivamente consegnato negli anni precedenti. I documenti mancanti vengono richiesti per e-mail; grazie all’identificativo della pratica la risposta si aggancia automaticamente alla pratica. Lo scadenzario mostra tutte le scadenze di tutti i clienti, le proroghe con motivazione.
Tutto arriva nella posta in arrivo. L’app propone, una persona conferma.
Scansioni, caricamenti, allegati e file da Nyteca® Drive passano dall’analisi: proposta di cliente, categoria, anno e pratica. Quando la gestione pratiche conferma, il documento viene archiviato in PDF/A nella cartella giusta del dossier. Documenti di risultato e liste di controllo nascono dai modelli Word dello studio; le versioni proprie dei modelli vengono verificate e approvate prima di essere valide.
Consegnare il risultato, chiudere la pratica, prova nell’audit log.
Il risultato parte dalla piattaforma verso il cliente – per e-mail con la firma dello studio, direttamente dalla pratica. La pratica viene chiusa, la scadenza contrassegnata come evasa con data e persona. Una pratica chiusa può essere riaperta. Alla serie successiva l’app riprende i tipi di documento di quest’anno come elenco dei documenti attesi e la revisione periodica KYC si fa viva se il livello di rischio lo richiede.
I permessi non derivano dai gruppi, ma da due attributi del collaboratore: responsabilità compliance e direzione. In assenza di entrambi vale la gestione pratiche.
I gruppi assegnano i collaboratori dal punto di vista organizzativo – per sede o per team – e si popolano tramite link d’invito.
Quattro principi validi in tutte e otto le fasi – indipendentemente da come uno studio imposta la propria configurazione.
Creare, verificare, approvare, inviare, chiudere – con data e ora, persona, evento e risorsa. Anche i caricamenti tramite l’unità di rete avvengono a nome della collaboratrice o del collaboratore.
Per impostazione predefinita decide sempre una persona. Ciò che può avvenire automaticamente – per esempio la chiusura di un dossier senza riscontro – lo attiva espressamente lo studio.
I caricamenti KYC, i consensi e le procure sono mezzi di prova. Vengono revocati e tenuti separati, ma mai cancellati. I dossier rifiutati e bloccati restano integralmente conservati.
Ogni studio lavora in un ambiente proprio e separato, con regolamento, catalogo e modelli propri. Nessun passaggio tra studi, nessun set di dati condiviso.
Nyteca® App arriva a metà novembre 2026. In una demo vi mostriamo in anteprima il percorso di un mandato, dal lead fino alla consegna.