Scénarios d’exemple pour l’introduction de Nyteca® App
Trois cabinets types, décrits en situation de départ, mise en œuvre et résultat. Les scénarios sont construits et montrent comment une introduction de Nyteca® App peut se dérouler dès la mi-novembre 2026. Nous ne publierons de vraies références qu’une fois validées par les cabinets.
Du registre des délais Excel au Serienfall
- Type de cabinet
- Cabinet fiduciaire
- Taille
- 12 collaboratrices et collaborateurs
- Région
- Canton de Zoug
Situation de départ
Environ la moitié des mandats sont des déclarations d’impôt de personnes physiques. Chaque année, les dossiers étaient créés un par un, les délais tenus dans une liste Excel et les pièces réclamées par e-mail.
Les retours étaient dispersés entre les boîtes aux lettres et le serveur de fichiers. Seule la personne responsable savait si un dossier client était complet.
Mise en œuvre
- 1Base des clients importée par CSV, catalogue des prestations et tarifs enregistrés dans la configuration du cabinet.
- 2Pour l’année fiscale, un Serienfall pour toutes les personnes physiques : un délai, une liste des documents attendus, reprise des types de documents des années précédentes.
- 3Nyteca® Drive connecté sur tous les postes de travail, pour que le classement reste dans l’Explorateur tout en arrivant dans le dossier client.
Résultat
- Tous les dossiers de déclaration d’impôt figurent le même jour dans le registre des délais ; la liste Excel est remplacée.
- Les pièces manquantes sont réclamées depuis le dossier, les retours se trouvent sur le dossier et non dans la boîte aux lettres.
- La liste des documents attendus montre pour chaque client ce qui manque. L’exhaustivité ne dépend plus de la mémoire d’une personne.
Une entrée en relation sans papier ni ressaisie
- Type de cabinet
- Conseil fiscal
- Taille
- 3 associées, 5 collaboratrices et collaborateurs
- Région
- Zurich
Situation de départ
Les nouveaux mandats arrivaient par recommandation. Les premières indications parvenaient par e-mail, le formulaire KYC était imprimé, signé et scanné, la procuration envoyée séparément.
L’offre était rédigée dans Word et envoyée par e-mail. Nulle part il n’était consigné de manière contraignante si et quand elle avait été acceptée.
Mise en œuvre
- 1Parcours de formulaire public avec les voies conseil fiscal, comptabilité et création d’entreprise ; critères de vérification propres et règles de risque du cabinet configurés.
- 2Niveaux de validation définis : validation par une seule personne en cas de risque faible, deux personnes dont la direction en cas de risque élevé.
- 3Modèles de procuration et de protection des données existants repris comme modèles Word ; offres issues du catalogue des prestations, avec acceptation par signature électronique.
Résultat
- Un lien remplace l’e-mail, l’impression et le scan. Les indications se trouvent directement dans le dossier client, sans report manuel.
- Screening, score de risque et validation sont documentés pour chaque client avec la date et la personne, y compris en cas de refus.
- L’offre est acceptée en ligne ; la confirmation de mandat se trouve dans le dossier client avant l’ouverture du premier dossier.
Trois sites, une seule base de clients
- Type de cabinet
- Groupe de cabinets
- Taille
- 3 sites, environ 30 collaboratrices et collaborateurs
- Région
- Berne et Oberland bernois
Situation de départ
Chaque site tenait ses propres structures de répertoires et son propre papier à en-tête. Lorsqu’un client changeait de site, les documents circulaient par e-mail et étaient classés en double.
Pour la révision, les validations et les envois ne se reconstituaient qu’au prix d’efforts, parce qu’ils se trouvaient dans différents systèmes.
Mise en œuvre
- 1Un seul environnement pour tout le groupe : sites avec leur propre papier à en-tête dans la configuration, groupes par site, autorisations via les attributs compliance et direction.
- 2Structure de classement unifiée avec dossier client et dossiers ; boîte de réception avec proposition de client, de catégorie et d’année, confirmée par la personne responsable.
- 3Règles de conservation définies ; le journal d’audit sert de base aux preuves en matière de protection des données et à la révision interne.
Résultat
- Un client a un seul dossier client, quel que soit le site. Les classements en double disparaissent, parce qu’il n’y a qu’un seul endroit.
- Les lettres et les rapports portent automatiquement le papier à en-tête du site responsable.
- Qui a validé ou envoyé quoi et quand se retrace dans le journal d’audit, sans que personne doive le documenter en plus.
Comment se déroule une introduction
Dès la mi-novembre 2026, chaque introduction suit le même schéma : configurer, importer, former, passer en production. Ce qui diffère, c’est la configuration de votre cabinet.
- 01
Configurer le cabinet : données de base, sites, catalogue des prestations, tarifs, papier à en-tête, champs et critères de vérification propres.
- 02
Reprendre les modèles : téléverser les modèles Word existants, les munir de champs à remplir, les versionner et les valider.
- 03
Importer les clients : par CSV ou par import IA, avec dossier client et dossiers ouverts.
- 04
Former l’équipe et passer en production : attribuer rôles et groupes, connecter Nyteca® Drive, créer le premier Serienfall.
À quoi ressemblerait votre exemple de cas ?
Décrivez-nous votre situation de départ. Lors d’une démo, nous vous montrons en avant-première quels modules de Nyteca® App interviennent et à quoi pourrait ressembler l’introduction pour votre cabinet.