Beispielszenarien für die Einführung der Nyteca® App
Drei typische Kanzleien, beschrieben in Ausgangslage, Umsetzung und Ergebnis. Die Szenarien sind konstruiert und zeigen, wie eine Einführung der Nyteca® App ab Mitte November 2026 ablaufen kann. Echte Referenzen veröffentlichen wir erst, wenn Kanzleien sie freigegeben haben.
Vom Excel-Fristenbuch zum Serienfall
- Kanzleityp
- Treuhandkanzlei
- Grösse
- 12 Mitarbeitende
- Region
- Kanton Zug
Ausgangslage
Rund die Hälfte der Mandate sind Steuererklärungen natürlicher Personen. Jedes Jahr wurden die Fälle einzeln angelegt, die Fristen in einer Excel-Liste geführt und die Unterlagen per Mail eingefordert.
Der Rücklauf lag verteilt in Postfächern und auf dem Fileserver. Ob ein Dossier vollständig war, wusste nur die zuständige Person.
Umsetzung
- 1Mandantenstamm per CSV importiert, Leistungskatalog und Tarife in der Kanzlei-Konfiguration hinterlegt.
- 2Für das Steuerjahr ein Serienfall für alle natürlichen Personen: eine Frist, eine Soll-Liste, Übernahme der Dokumenttypen aus den Vorjahren.
- 3Nyteca® Drive auf allen Arbeitsplätzen verbunden, damit die Ablage im Explorer bleibt und trotzdem im Dossier landet.
Ergebnis
- Alle Steuererklärungsfälle stehen am selben Tag im Fristenbuch; die Excel-Liste ist abgelöst.
- Fehlende Unterlagen werden aus dem Fall heraus angefordert, der Rücklauf liegt am Fall statt im Postfach.
- Die Soll-Liste zeigt je Mandant, was fehlt. Die Vollständigkeit hängt nicht mehr vom Gedächtnis einer Person ab.
Kundenaufnahme ohne Papier und Abtippen
- Kanzleityp
- Steuerberatung
- Grösse
- 3 Partnerinnen, 5 Mitarbeitende
- Region
- Zürich
Ausgangslage
Neue Mandate kamen über Empfehlungen. Die Erstangaben trafen per Mail ein, das KYC-Formular wurde ausgedruckt, unterschrieben und gescannt, die Vollmacht separat verschickt.
Die Offerte wurde in Word erstellt und per Mail versendet. Ob und wann sie angenommen war, stand nirgends verbindlich.
Umsetzung
- 1Öffentliche Formularstrecke mit den Pfaden Steuerberatung, Buchführung und Gründung; eigene Prüfkriterien und Risikoregelwerk der Kanzlei konfiguriert.
- 2Freigabestufen festgelegt: Einzelfreigabe bei niedrigem Risiko, zwei Personen inklusive Geschäftsleitung bei hohem Risiko.
- 3Bestehende Vollmachts- und Datenschutzvorlagen als Word-Vorlagen übernommen; Offerten aus dem Leistungskatalog mit Annahme per elektronischer Unterschrift.
Ergebnis
- Ein Link ersetzt Mail, Ausdruck und Scan. Die Angaben stehen direkt im Dossier, ohne Übertragung von Hand.
- Screening, Risikoscore und Freigabe sind je Mandant mit Datum und Person dokumentiert, auch bei Absagen.
- Die Offerte wird online angenommen; die Auftragsbestätigung liegt im Dossier, bevor der erste Fall eröffnet wird.
Drei Standorte, ein Mandantenstamm
- Kanzleityp
- Kanzleigruppe
- Grösse
- 3 Standorte, rund 30 Mitarbeitende
- Region
- Bern und Berner Oberland
Ausgangslage
Jeder Standort führte eigene Ordnerstrukturen und eigenes Briefpapier. Wechselte ein Mandant den Standort, wanderten Dokumente per Mail und wurden doppelt abgelegt.
Für die Revision liessen sich Freigaben und Versände nur mit Aufwand rekonstruieren, weil sie in verschiedenen Systemen lagen.
Umsetzung
- 1Eine Umgebung für die ganze Gruppe: Standorte mit eigenem Briefpapier in der Konfiguration, Gruppen je Standort, Berechtigungen über die Kennzeichen Compliance und Geschäftsleitung.
- 2Einheitliche Ablagestruktur mit Dauerakte und Fällen; Posteingang mit Vorschlag für Mandant, Kategorie und Jahr, bestätigt durch die zuständige Person.
- 3Aufbewahrungsregeln definiert; das Audit-Log dient als Grundlage für Datenschutz-Nachweise und die interne Revision.
Ergebnis
- Ein Mandant hat ein Dossier, unabhängig vom Standort. Doppelte Ablagen entfallen, weil es nur einen Ort gibt.
- Briefe und Berichte tragen automatisch das Briefpapier des zuständigen Standorts.
- Wer wann was freigegeben oder versendet hat, ist im Audit-Log nachvollziehbar, ohne dass jemand es zusätzlich dokumentiert.
So läuft eine Einführung ab
Ab Mitte November 2026 folgt jede Einführung demselben Muster: einrichten, importieren, schulen, produktiv gehen. Was sich unterscheidet, ist die Konfiguration Ihrer Kanzlei.
- 01
Kanzlei einrichten: Stammdaten, Standorte, Leistungskatalog, Tarife, Briefpapier, eigene Felder und Prüfkriterien.
- 02
Vorlagen übernehmen: bestehende Word-Vorlagen hochladen, mit Platzhaltern versehen, versionieren und freigeben.
- 03
Mandanten importieren: per CSV oder KI-Import, mit Dauerakte und offenen Fällen.
- 04
Team schulen und produktiv gehen: Rollen und Gruppen vergeben, Nyteca® Drive verbinden, ersten Serienfall anlegen.
Wie sähe Ihr Fallbeispiel aus?
Schildern Sie uns Ihre Ausgangslage. In einer Demo zeigen wir Ihnen vorab, welche Module der Nyteca® App greifen und wie die Einführung für Ihre Kanzlei aussehen kann.